Każda przeprowadzka wymaga dokładnego przygotowania i zaplanowania, tak by przewóz rzeczy odbył się sprawnie i bez nerwów. Bezpieczny transport jest szczególnie ważny w trakcie przeprowadzek biur i firm. Od tego, czy zmiana miejsca docelowego przebiegnie sprawnie, zależy funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. W niektórych branżach chwilowy zastój może generować kilkumilionowe straty. Kompleksowa organizacja przeprowadzki pozwala na szybki załadunek i rozładunek, co przyczynia się do zminimalizowania czasu transportu. W poniższym artykule przeczytamy, jak zorganizować transport na większą skalę i jak przygotować się na wyzwania związane z przeprowadzką dużej firmy.

Przeprowadzka dużej firmy – od czego zacząć?

Decyzję o przeprowadzce przedsiębiorstwa należy podjąć na tyle wcześnie, by móc się do tego przedsięwzięcia starannie przygotować. Przeniesienie siedziby firmy do nowego miejsca wymaga dokładnego zaplanowania i zaangażowania wielu pracowników. Tylko wspólna koordynacja wszystkich działów zapewni sukces. Stworzenie szczegółowego planu i trzymanie się go, pozwoli zachować niezbędny w trakcie przenoszenia biura porządek.

Na samym początku warto zrobić inwentaryzacje, pozwoli to oszacować ilość rzeczy, mebli i sprzętów RTV i AGD, które trzeba zabezpieczyć i bezpiecznie przewieźć. To, ile rzeczy chcemy przewieźć, bezpośrednio wpływa na koszt przeprowadzki. Ze względu na większe gabaryty trzeba będzie wypożyczyć właściwy samochód oraz zorganizować wystarczającą liczbę osób do pomocy. Transport mebli biurowych warto zlecić firmie przeprowadzkowej. Doświadczeni pracownicy zajmą się profesjonalnym transportem, a my będziemy mogli skupić uwagę na innych formalnościach związanych z przeniesieniem siedziby dużej firmy.

Wybór odpowiedniej firmy transportowej – na co zwrócić uwagę?

Skorzystanie z profesjonalnych usług transportowych w trackie przeprowadzki do innego miasta lub na dużą skalę jest koniecznością. Kompleksowe usługi firm przeprowadzkowych zapewniają sprawną przeprowadzkę mieszkań, biur czy przeprowadzkę instytucji. Szukając najlepszej firmy, warto zwrócić uwagę, czy oferuje ona możliwość magazynowania i przechowywania rzeczy. Zanim w pełni rozpakowujemy się w nowym biurze, może minąć kilka dni.

Planując przeprowadzkę do dowolnego miejsca na terenie całego kraju, konieczne jest wcześniejsze zaplanowanie budżetu i zapoznanie się z ofertami kilku firm przewozowych. Transport artykułów nietypowych, przewóz wielogabarytowych rzeczy, ubezpieczanie, załadunki i rozładunek są często dodatkowe płatne. Zanim wybierzemy firmę przeprowadzkową, powinniśmy dokładnie zapoznać się z ich ofertą i ewentualnie ustalić dodatkowe koszty, takie jak montaż i demontaż mebli, wynajem samochodu ciężarowego czy ubezpieczenie towarów.

Jak zabezpieczyć sprzęt biurowy i dokumenty podczas przeprowadzki firmy

Pakowanie sprzętu elektronicznego i innego mienia warto przeprowadzić etapami. W pierwszej kolejności należy spakować rzeczy, które są używane sporadycznie. Warto też wtedy dokonać wstępnej selekcji i wyrzucić te, które nie działają lub są niepotrzebne. Przed transportem sprzętów AGD takich, jak lodówki czy zamrażarki trzeba je wcześniej rozmrozić i wyjąć z nich ruchowe częśći, które mogłyby uszkodzić się w czasie transportu. Delikatne i szklane elementy należy szczelnie owinąć folią bąbelkową i odpowiednio oznaczyć za pomocą naklejki „Uwaga szkło!” lub „Delikatne!”.

Przeczytaj również: Przewóz drogiego sprzętu biurowego – jak uniknąć strat w trakcie przeprowadzki?

W czasie przewozu sprzętów biurowych, takich jak drukarki i skanery warto umieścić je w oryginalnych kartonach i zakleić. Z kolei pakując komputery musimy pamiętać o odłączeniu wszystkich kabli i odpowiednim zabezpieczeniu danych. Zrobienie kopii zapasowej często jest obowiązkową czynnością. W ramach przeprowadzki do nowej lokalizacji trzeba spakować wiele ważnych dokumentów, których zgubienie wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Sortowanie dokumentów i umieszczenie ich w dokładnie opisanych kartonach znacznie ułatwi przeprowadzkę biura i późniejsze rozpakowanie w nowym miejscu. W trakcie przeprowadzki dużej firmy warto wykupić dodatkowe ubezpieczenie. W czasie transportu może dojść do przypadkowego uszkodzenia przedmiotów.

Wyzwania związane z przeprowadzką na większą skalę i jak sobie z nimi radzić?

Jednym największych wyzwań związanych z transportem biura jest staranne spakowanie wszystkich rzeczy i opisanie ich. Ogromne korporacje generują wiele dokumentów, które należy skatalogować. Przeprowadzka dużej firmy może być trudnym i wymagającym zadaniem, dlatego planując przeniesienie działalności, warto powierzyć część zadań specjalistom z firmy przeprowadzkowej. Z pomocą doświadczonych osób kompleksowa przeprowadzka przebiegnie sprawnie i nie zaburzy ciągłości w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Profesjonalne firmy w ramach swojej oferty gwarantują solidne pakowanie i transport mebli, przewóz sejfów oraz transport maszyn. Liczbę zatrudnionych pomocników należy oszacować w zależności od skali przeprowadzki i ilości rzeczy wymagających wnoszenie czy demontażu.