Każda przeprowadzka jest inna. Każda kieruje się swoimi prawami, więc do zmiany lokum zawsze trzeba podejść indywidualnie. Różne jest bowiem wyposażenie, które będzie zabierane: jego ilość oraz wielkość. Przeprowadzka biura rachunkowego to jedno z trudniejszych przedsięwzięć, ponieważ ogromna ilość wszelkich dokumentów może przerazić. Nie ma jednak sensu nastawiać się negatywnie od samego początku. Przeczytaj nasz poradnik i poznaj 5 wskazówek, które pomogą sprawnie przeprowadzić biuro rachunkowe!

Dlaczego biuro rachunkowe zmienia lokalizację – powody przeprowadzek firmowych

Takie pytanie najczęściej zadają klienci lub pracownicy danego biura rachunkowego, kiedy dowiadują się, że zmienia się jego lokalizacja. Często utrudnia im to codzienne życie, ponieważ ciężko przyzwyczaić się do niektórych nowości – zwłaszcza, gdy np. nowa siedziba znajduje się dalej od dotychczasowej. Powodów przeprowadzki firmy może być wiele:

• koniec umowy najmu z właścicielem starej siedziby i chęć zmiany lokalizacji na nową;
• rozwój firmy i wzrost ilości pracowników, z czym wiąże się zapotrzebowanie na większą powierzchnię biurową;
• znalezienie biura na nową siedzibę firmy, w którym są znacznie lepsze warunki – zarówno dla pracowników, jak i klientów (a często również właścicieli przedsiębiorstwa, zwłaszcza pod względem kwoty wynajmu).

Wskazówki ułatwiające przeprowadzkę biura rachunkowego

Podstawą do szybkiej i sprawnej przeprowadzki biura rachunkowego jest stosowanie się kilku prostych wskazówek. Dzięki nim zmiana lokalizacji firmy przebiegnie w spokoju i bez większych komplikacji.

Rozmowa z pracownikami podstawą podczas przeprowadzki biura rachunkowego

Jeśli biuro rachunkowe ma pracowników, należy z nimi porozmawiać o planie zmiany lokalizacji przedsiębiorstwa odpowiednio wcześnie. Muszą oni przygotować się do tego „wydarzenia”. Warto również poprosić ich o pomoc, która z pewnością okaże się niezbędna tego dnia i upewnić się, ile osób rzeczywiście zdoła to wsparcie zaoferować. Im więcej rąk do pracy, tym sprawniej i szybciej ona pójdzie, dlatego tak ważna jest w tym przypadku współpraca.

Zatrudnij odpowiednią firmę przeprowadzkową do wyprowadzki biura rachunkowego

Kwestia wyboru niezawodnej firmy przeprowadzkowej, która pomoże w przeprowadzce biura rachunkowego, jest kluczowa. Bez niej ciężko będzie zorganizować wszystko tak, jak należy. Przedsiębiorstwo takie ma bowiem ogromne doświadczenie oraz wiedzę na temat tego, co i kiedy powinno zostać zrobione. Co więcej, oferowane usługi transportowe znacznie ułatwią zmianę lokalizacji firmy. Skorzystanie z takiej pomocy zagwarantuje bezpieczeństwo całego wyposażenia oraz pewność, że do nowego „lokum” dojedzie ono w nienaruszonym stanie. 

Podczas przeprowadzki biura rachunkowego wyposażenie spakuj według ustalonego schematu

Podczas przeprowadzki biura rachunkowego bardzo ważne jest to, aby wybrać jedną, ściśle określoną metodę pakowania wyposażenia. Najczęściej wybieranym schematem jest rozpoczęcie od pakowania małych rzeczy, takich jak np. przyrządy biurowe: 

• długopisy;
• karteczki samoprzylepne;
• zszywacze;
• dziurkacze.

Następnym krokiem jest spakowanie wszelkich dokumentów i teczek, których w biurze rachunkowym jest zazwyczaj bardzo dużo. Warto pakować je w pewien określony sposób, np. dzieląc na miesiące, lata lub poszczególnych klientów – tak, aby zachować we wszystkim porządek. Na koniec zostaje przewóz mebli oraz transport sprzętu AGD i RTV. Szczególnie istotne są ostatnie z wymienionych elementów wyposażenia. Przeprowadzka komputerów czy ksero musi bowiem odbyć się szczególnie ostrożnie – tak, żeby nic nie zostało uszkodzone. Aby sprzęt był bezpieczny, należy zadbać o to, aby był dobrze zapakowany i przygotowany specjalnie do transportu elektroniki.

Nie wiesz, w co pakować swoje wyposażenie? Zapoznaj się z kompletnym przewodnikiem po materiałach do pakowania i zabezpieczania przedmiotów w czasie przeprowadzki.

Zabierz tylko niezbędne rzeczy z przeprowadzanego biura rachunkowego 

Ta zasada jest bardzo ważna, ponieważ od tego, czy się do niej zastosujesz, będzie zależało powodzenie przeprowadzki biura rachunkowego. Należy bowiem wiedzieć, że sama wyprowadzka ze starej lokalizacji to nie wszystko. Równie ważny jest etap urządzania w nowym lokum. Jeśli więc chcesz, aby było to możliwie najłatwiejsze, przemyśl, co dokładnie będzie tam potrzebne. Kiedy przykładowo decydujesz się na zakup nowej zabudowy, zdecyduj się na wywóz i utylizację starych mebli. Dzięki temu zaoszczędzisz cenną przestrzeń, a także czas, który musiałby zostać przeznaczony na ich demontaż i późniejszy montaż. 

Poinformuj klientów o przeprowadzce biura rachunkowego

Każdy indywidualnie powinien zadecydować, na jakim etapie przeprowadzki biura rachunkowego poinformuje klientów o zmianie lokalizacji. Ważne jest jednak, aby o tym nie zapomnieć. W przeciwnym razie usługobiorcy mogą poczuć się niedoinformowani, przez co starą do firmy szacunek oraz zaufanie. A to w końcu oni są motorem napędowym przedsiębiorstwa, który umożliwia jego funkcjonowanie.