Najważniejsze podczas przeprowadzki archiwum jest ustalenie zasady, według której będziemy przewozić wszystkie dokumenty. Warto się wcześniej zastanowić, czy będziemy sortować zasoby alfabetycznie, tematycznie czy może rocznikowo. Do transportu archiwów lub książek bibliotecznych należy zatrudnić też osoby silnie fizycznie- zarówno oprawione książki jak i papierowe dokumenty w większej ilości są bardzo ciężkie.

Jak przygotować przeprowadzkę biblioteki i archiwum?

Kiedy mamy ustaloną zasadę, według której będziemy pakować książki lub dokumenty, należy upewnić się, że wszystkie przedmioty są odpowiednio zabezpieczone (w segregatorach, foliach) oraz opisane i skatalogowane. Do etapu przygotowania należy też zaplanowanie rozmieszczenia przewożonych przedmiotów w nowym pomieszczeniu.

Istota pakowania w przeprowadzkach bibliotek i archiw

Przeprowadzka archiw jest bardziej czasochłonna niż przeprowadzka biblioteki. W archiwum często mamy do czynienia z informacjami poufnymi, które będąc zapisane na pojedynczych kartkach łatwo mogą się zagubić. Dlatego podczas pakowania należy pilnować, aby po umieszczeniu dokumentów w kartonie został on szczelnie zaklejony, a miejsce klejenia odpowiednio zaplombowane. Wystarczy tutaj zwykła pieczątka firmowa, przybita na granicy taśmy klejącej i kartonu.

Co z transportem biblioteki?

Transport biblioteki będzie bardziej wymagający ze względu na gabaryty książek, dlatego przed zapakowaniem zbiorów do kartonów, należy realnie ocenić wagę pakowanych przedmiotów. Przeprowadzki bibliotek zostaną wykonane dużo szybciej, jeżeli kartony których użyjemy będą trwałe, zabezpieczone od dołu taśmą klejącą, a ich waga nie przekroczy 20-25 kg.

Pamiętajmy że zarówno transport archiw, jak i transport bibliotek wymagają od nas systematyczności i uporządkowania, dlatego pakując przewożone przedmioty, nie zapomnijmy podpisać wszystkich kartonów. Pakując zbiory do samochodu, warto też wywozić je w takiej kolejności, która ułatwi potem szybkie ułożenie przedmiotów obok przeznaczonych dla nich regałów.

Co może pomóc w przeprowadzkach archiw i bibliotek?

Przy samodzielnym przewożeniu dokumentów pomocny okaże się wózek, dzięki któremu większą część trasy książki zostaną przewiezione, a do naszych obowiązków będzie należało jedynie zapakowanie i wypakowanie przewożonych przedmiotów.

W przypadku skorzystania z usług firmy transportowej, warto poinstruować pracownika w jaki sposób dokumenty mają być pakowane i w jakiej kolejności przewożone, tak aby nie zaburzyć ustalonych przez nas wcześniej zasad.

Obawiasz się kosztu przenosin biblioteki lub archiwum? Sprawdź cennik przeprowadzek.